Equipos remotos y su gestión: Lograr sus metas juntos, aunque estén separados.

Equipos remotos, un concepto muy actual. Hace no tanto tiempo, antes de las videoconferencias, intranets y plataformas electrónicas en general, era necesario estar físicamente en la misma ubicación para que un equipo trabajara eficazmente. Pero esos días pasaron. Actualmente muchos de nosotros trabajamos con colegas que se encuentran en sus propias casas, en otro despacho o incluso en distinta ciudad. Los miembros de un mismo equipo pueden estar en diferentes husos horarios. Hablan diferentes idiomas y formar parte de otras culturas.

Algunos miembros del equipo se verán a diario. Otros rara vez coincidirán. En ocasiones, puede que nunca los haya visto y quién sabe cuándo se podrá encontrar con ellos. La gestión de un equipo que se extiende en muchos lugares puede presentar grandes desafíos. Incluso para los jefes más experimentados. ¿Cómo se asegura que todos se sientan tratados justamente, si ven a algunos miembros del equipo mucho más que otros? ¿Cómo puede evitar que los miembros alejados del equipo no se sientan aislados? ¿Y cómo lograr que todos los miembros comprendan los objetivos del equipo y se mantengan en el buen camino?

Este artículo le ayudará a dar  respuesta a estas preguntas. Le ofreceremos los conocimientos específicos y las herramientas necesarias para mantener equipos remotos unificados y motivados.  

Para equipos remotos, elija a los miembros adecuados

Al seleccionar a las personas que van a trabajar en un equipo geográficamente disperso, elija individuos con las cualidades adecuadas para esta situación. Busque estas cualidades:

• Deberán ser personas que puedan encontrar por ellos mismos la motivación. Es importante que estos empleados tengan una automotivación por encima de la media y les guste trabajar de manera independiente, en lugar de aquellos que necesiten constante estímulo y atención para realizar su trabajo.
• Necesitarán también buenas habilidades de comunicación, dado que no van a coincidir entre ellos cara a cara. A su vez, tendrán que estar familiarizados con herramientas como Skype.
• Deben ser personas orientadas a resultados, que puedan establecer, mantener y alcanzar sus objetivos.
• Será necesario que sean personas abiertas y honestas. No podrá vigilar a los miembros del equipo que se encuentren lejos, así que tiene que existir confianza para que la comunicación sea fluida y franca. Defina el propósito de su equipo

Con un equipo geográficamente disperso, es esencial que los miembros se unan alrededor de un propósito común.

Todos deberán estar de acuerdo con los objetivos del equipo. Una buena manera de lograrlo es la creación de una carta con este fin, una hoja de ruta.  De este modo, se asegura que todos los trabajadores se centran en el mismo objetivo desde el principio. En esta carta, se definen claramente los roles y responsabilidades de cada uno, se identifican los recursos clave y se decide cómo funcionar.

Desarrollar una sólida dinámica de grupo ya sea porque esté creando un nuevo equipo o integrando a los trabajadores en un equipo existente, debe estar al tanto de la dinámica del equipo. Gestionar las relaciones entre los miembros de equipo puede ser bastante difícil dentro de un espacio de oficina compartida, pero es aún más difícil cuando los trabajadores están en otro país. Con los empleados que se encuentren más lejos, no tiene la ventaja de ver el lenguaje corporal para detectar problemas entre los miembros. De este modo ¿Cómo podrá saber si estos empleados son infelices si no puede verlos? Observe atentamente señales como las siguientes:

• Disminución del rendimiento.
• Correos cortos o rudos.
• Escasez de nuevas ideas.
• Poca disposición a participar en reuniones telefónicas o mediante videoconferencia.

Dar retroalimentación y recompensar el rendimiento

La retroalimentación es fundamental para el rendimiento y la moral de los equipos remotos. Es particularmente importante en un contexto geográficamente disperso.

Manténgase en contacto con todos.

En un entorno de oficina, es fácil detenerse en los escritorios de los miembros del equipo para comentar su trabajo o llamarlos a una sala de reuniones para una conversación rápida. Si su equipo está disperso, usted necesita encontrar maneras de compensarlo. A menudo, esto significa usar un proceso más formal. Es posible que desee programar una llamada telefónica u ofrecer comentarios por correo electrónico.

Asegúrese de que la retroalimentación sea justa y consistente.

Cuando proporcione retroalimentación a los equipos remotos, preste atención especial a la imparcialidad. Cuando algunos miembros del equipo ven al gerente cara a cara y otros no, puede ser difícil asegurarse de que todos sientan que están recibiendo el mismo trato. Puede que tenga que reservar un tiempo extra para las llamadas uno a uno con los trabajadores remotos.

Cuanto más aislados están los trabajadores, más atención necesitan.

Es fácil para el personal alejado sentirse desmotivado y aislado si están trabajando distanciados del resto del equipo y en una zona horaria diferente. Manténgase en contacto regular para que nunca se sientan olvidados.

Promover la vinculación del equipo

La mayoría de las personas que trabajan en un entorno de oficina disfrutan de cenas, almuerzos  o copas con compañeros. Estas son actividades que favorecen la creación de vínculos entre los miembros del equipo. Cuando los miembros de equipos remotos trabajan alejados unos de otros, como gerente deberá ser creativo sobre las maneras de lograr la vinculación del equipo.

Dependiendo del presupuesto, es posible que desee reunir a su equipo una vez al año, o más si es posible. ¿Qué tal un fin de semana para hacer algunas actividades de construcción de equipos? Si los presupuestos son ajustados, usted necesitará alternativas.  Estas son algunas ideas.

• Establecer una página de equipo de intranet: Aquí se podría incluir un foro para sugerencias o ideas sobre proyectos concretos. También podrían aparecer fotografías de los miembros del equipo.
• Construir una sala de equipo virtual: Esto es menos formal que una página de equipo. Es el equivalente virtual de la zona de coffee break de su oficina. Los trabajadores podrían compartir más información personal, como recaudación de fondos o eventos de caridad en los que estén involucrados.
• Utilice cámaras web: Las cámaras web son una forma muy barata de ver a otros miembros del equipo durante las llamadas telefónicas y las conversaciones de Skype. Esto ayudará a que su equipo se sienta más conectado entre sí.
• Sea sensible a las barreras del idioma: Si sus trabajadores hablan diferentes idiomas, asegúrese de tener pautas para el lenguaje utilizado durante una llamada telefónica o videoconferencia. Asegúrese de que los miembros del equipo hablen con lentitud y claridad para que otros puedan entender. Revise regularmente para asegurarse de que todo el mundo está entendiendo la discusión. Una agenda escrita para la reunión ayuda a aquellos cuyo idioma nativo no se usa en la discusión.

Puntos clave

Los equipos remotos pueden ofrecer grandes beneficios: eficiencia, ahorro de costos y la capacidad de elegir miembros del equipo con las mejores habilidades. Para que el equipo funcione bien, elija a los miembros del equipo adecuados. Asegúrese también de que tiene tecnologías de comunicación fuertes. Recuerde unir a su equipo en torno a una hoja de ruta y comunicar los objetivos con claridad y frecuencia. Proporcione comentarios  justos y apropiados a todos. Asegúrese de estar siempre a disposición de los miembros de su equipo. Incluso si su equipo no puede reunirse en persona con frecuencia, trate de visitar ocasionalmente a todos los miembros de su equipo remoto para que sepan que son valorados.

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Fuente:Mindtools