Ocho estrategias para redactar correos electrónicos efectivos  

Comunicar de manera eficaz

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación que más utilizamos. Es instantáneo, fácil e ideal para llegar a cualquier persona, esté donde esté. El problema es que a menudo no usamos el correo electrónico de la manera más eficaz posible. Solemos esperar respuestas instantáneas, escribimos largos mensajes que a veces, confunden al lector, o enviamos ráfagas de correos que los usuarios nunca llegarán a leer. En este artículo, vamos a discutir algunas estrategias que te ayudarán a utilizar el correo electrónico de manera más eficaz y con mejores resultados.

LA IMPORTANCIA DE REDACTAR CORREOS ELECTRÓNICOS EFICACES

Aunque el correo electrónico es extremadamente útil, puede consumir gran parte de tu tiempo y energía si no lo usas con eficacia, haciendo que disminuya la productividad y trabajando de manera ineficaz.

Por ejemplo, ¿Cuánto tiempo pasas leyendo correos electrónicos reenviados que no tienen nada que ver contigo o con tu trabajo? ¿O con qué frecuencia has tenido que buscar en tu bandeja de entrada un correo electrónico que requería atención inmediata, cuyo remitente no había marcado como “urgente”?

A continuación, hemos descrito ocho estrategias que te ayudarán a utilizar el correo electrónico de manera más eficaz:

 1.  Uso correcto de los campos de correo electrónico 

Cuando eliges a tus destinatarios, es importante utilizar “Para”, “cc” y “bcc”. Utiliza únicamente el campo “Para” para escribir la dirección de correo de  los destinatarios que están directamente afectados por el correo.  El campo ”cc” o “copia de carbón” es para los destinatarios que necesitan conocer la información  que figura en el mensaje, pero no están afectados directamente ni tienen que intervenir en la comunicación. Utiliza en campo “bcc” o “copia oculta de carbón cuando desees enviar un correo a un gran número de personas, pero no quieras revelar los nombres y direcciones de correo electrónico de todos los usuarios que están en la lista.

 2.  Ser selectivo con la función: «Responder a todos» 

La función “Responder a todos” os ofrece una forma fácil de responder a todas las personas incluidas en un hilo de correos electrónicos. Sin embargo, sólo debes usarlo cuando estés seguro de que tu respuesta es relevante para cada uno de ellos. Cuando des realimentación, nunca utilices “Responder a todos”. Si tienes que compartir malas noticias o hacer algún nuevo comentario, inicia un nuevo correo electrónico. Envía esa información únicamente a la persona que ha de recibir el mensaje.       

3.   Evitar el “correo electrónico Tenis” 

Todos hemos “jugado al tenis” por correo electrónico antes. Se produce cuando las personas disparan mensajes de ida y vuelta. A menudo sucede en un corto periodo de tiempo, por ejemplo, para determinar la fecha de una reunión. Puedes evitarlo y ahorrar tiempo, dando a tus destinatarios opciones en tu correo electrónico inicial.

Ejemplo:

Hola Luis, necesitamos encontrar un hueco esta semana para reunirnos. Estaría disponible el miércoles por la mañana a las 10h o el jueves por la tarde a las 16h. ¿Cómo te iría a ti? Un saludo, Laura.

Imagina lo que habría sucedido si Laura no hubiera dado a Luis ninguna opción. Podría haber querido reunirse el lunes, por ejemplo, y Laura habría tenido que responder que no estaba disponible. Es aconsejable que des a tus destinatarios tanta información como sea necesaria en tu correo electrónico inicial. Esto ahorrará tiempo y frustración, y te permitirá terminar el intercambio de correos rápidamente.  Otra opción sería hacer una llamada por teléfono y hablar con la persona directamente.

4.Ser Cortés

Asegúrate de revisar tu bandeja de entrada con regularidad, y responder a los correos electrónicos dentro de un tiempo razonable. Este es un simple acto de cortesía y animará a otros a responder a tus correos electrónicos de manera adecuada.

La frecuencia con la que debes revisar tu correo dependerá de la naturaleza de tu trabajo. Una buena manera de administrar tu bandeja de entrada es comprobarlo tres veces al día. A veces se puede perder el tiempo respondiendo demasiado rápido. Si necesitas enviar una respuesta detallada a un correo electrónico pero no tienes tiempo para redactar la información inmediatamente, analiza en mensaje y responde indicando cuando podrás ofrecer una respuesta completa. Por último, utiliza tu configuración de mensaje “fuera de la oficina” cuando estés lejos de tu correo electrónico durante un día o más.

5.Si un correo es urgente, indícalo.

Los mensajes de correo electrónico que sean de máxima prioridad deben marcarse como “urgentes” en la línea de asunto, antes del encabezado del tema, para que el destinatario sepa de debe priorizarlos.

Ejemplo:

Asunto: URGENTE, por favor revisar antes de las 12h.

Sin embargo, asegúrate siempre de que el correo electrónico es la mejor manera de enviar mensajes urgentes. Por ejemplo, si el destinatario está fuera de la oficina y no revisa sus correos electrónicos, es poco probable que lea el mensaje pronto. Será más adecuado utilizar mensajería instantánea o llamar por teléfono directamente.

6.  Señalización clara

¿Cuántas veces has recibido un correo “PSI” (para su información) remitido por alguien y has tenido que desplazarte a través de  intercambios de correos para descubrir la información relevante? Al enviar un correo “PSI”, le haremos un gran favor al destinatario si hacemos un resumen de lo que él necesita saber. Esto es particularmente útil cuando se envían archivos adjuntos. Enumera los puntos clave en la parte superior de tu correo electrónico y los destinatarios sabrán con un simple vistazo lo que allí encontrarán.

Ejemplo: Asunto: Resumen 12 de febrero.

Hola a todos, Aquí están los puntos clave de la reunión de hoy:

• La fecha límite del proyecto:  17 de febrero.

• Carlos asumirá el cargo de director de proyecto durante la ausencia de Marta.

• Pedro García se unirá al equipo como gerente de proyectos.También he adjuntado el acta, por si alguno quisiera una mirada más detallada a lo que discutimos hoy.

7.  Envío de mensajes de correo electrónico de agradecimiento

¿Cuántas veces has enviado un correo electrónico para dar las gracias?Todo el mundo quiere sentirse apreciado, pero, si bien es importante expresar tu gratitud por el trabajo duro de alguien, el envío de mensajes cortos de agradecimiento de ida y vuelta no es eficiente. Cuando estás enviando muchos mensajes de agradecimiento a alguien, una mejor opción es enviar sólo un mensaje de agradecimiento final, quizás algo más largo.

Ejemplo: Hola Lucy, Quería darte las gracias por todo tu duro trabajo esta semana. Tu comunicación ha sido genial, y realmente aprecio tus rápidas respuestas. ¡Este proyecto será un éxito con tu ayuda!Gracias de nuevo,María.

8.   Envío de información confidencial

Cuando debas enviar información confidencial, recuerda que el correo no es 100% seguro. Una vez que hayas enviado un correo electrónico, el destinatario puede remitirlo a cualquiera. No pongas información sensible en el cuerpo de un correo electrónico. En su lugar ¿Por qué no guardarlo en un archivo encriptado o protegido con contraseña? O bien, transmite información confidencial cara a cara o por teléfono.Una buena regla es asumir que los destinatarios no tratarán los correos electrónicos como privados.

PUNTOS CLAVE

El correo electrónico se ha convertido en una importante herramienta de comunicación. Debes saber cómo utilizarla eficazmente. Cuando escribas un correo electrónico, asegúrate de que utilizas los campos “Para”, “cc” y “bcc” correctamente. Asegúrate de que incluyes toda la información necesaria, de modo que evites el ida y vuelta de correos electrónicos. Además, resume los correos electrónicos largos, para que tu destinatario pueda comprender rápidamente lo que está a punto de leer. Sé agradecido, pero no des las gracias constantemente. Es más eficaz enviar un único mensaje de agradecimiento al finalizar la comunicación.

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