Gestion del tiempo : ¿Cómo evitar los errores más comunes que cometemos?

¿Te sientes sobrecargado? ¿A menudo tienes que trabajar hasta tarde para conseguir cumplir con los plazos? Si has respondido afirmativamente a estas preguntas es que seguramente puedes mejorar tu gestion del tiempo.

Para aprender una gestion del tiempo más eficaz, te ayudaremos a identificar los posibles errores que cometes y cómo evitarlos. Una buena gestion del tiempo te ayudará a ser más productivo en el trabajo y a sentirte menos estresado.

Error nº1: No tener un listado de tareas

¿Sueles tener frecuentemente la sensación de que te olvidas de algo importante? Si tienes este sentimiento es que probablemente no uses una lista de tareas o que si lo haces no la estés usando de forma efectiva.

El truco para utilizar las listas de tareas de forma efectiva radica en priorizar las tareas de tu lista. Puedes utilizar un sistema de codificación con letras o números para marcar la prioridad de cada tarea. Por ejemplo, de la A hasta la D. A serían las tareas más prioritarias y D las de menor prioridad.

Otro problema es cuando tienes tareas muy largas en tu lista. Si no concretas bien las tareas puede que no sepas por dónde empezar y tiendas a procrastinar o a olvidarte de pasos importantes. Asegúrate de dividir las tareas largas y complejas en pasos pequeños y específicos. Si la tarea es muy larga deberás reservar un espacio en tu agenda específico para esa tarea.

Error nº2: No establecer objetivos personales

Establecer objetivos personales es esencial para gestionar bien tú tiempo porque te dan perspectiva de hacia dónde quieres ir. Cuando sabes hacia dónde quieres ir puedes gestionar tus prioridades, tiempo y recursos para llegar hasta allí. Las metas también te ayudan a discriminar en qué vale la pena invertir tu tiempo y qué es solamente una distracción. Necesitamos saber nuestro destino final para tomar las carreteras más adecuadas.

Error nº3: No priorizar

Un compañero entra en tu despacho y te plantea una situación de crisis que necesita que resuelvas de inmediato, pero tú te encuentras en medio de un proceso de lluvia de ideas para un nuevo cliente. Estás seguro de que estás a punto de desarrollar una idea brillante para su campaña de marketing, pero en estos momentos estás en riesgo de perder el hilo de tus ideas por culpa de esta emergencia.

A veces es difícil saber cómo priorizar, especialmente cuando estás ante una avalancha de tareas aparentemente urgentes. Sin embargo, es fundamental aprender a priorizar las tareas de forma eficaz si quieres gestionar mejor tu tiempo.

Error nº4: No saber gestionar las distracciones

¿Sabías que podemos llegar a perder más de dos horas al día por culpa de las distracciones?

Ya sea por los e-mails, los imprevistos o las llamadas de los clientes, las distracciones nos dificultan conseguir concentrarnos y trabajar satisfactoriamente.

Si quieres aumentar el control de tu día y trabajar mejor, es fundamental que sepas cómo minimizar las distracciones y gestionar las interrupciones de forma eficaz. Por ejemplo, cierra el correo electrónico cuando necesites concentrarte en una tarea. También puedes ser asertivo con los compañeros si te están distrayendo demasiado a menudo. También te vendría bien aprender a mejorar tu concentración incluso cuando haya distracciones.

Error nº 5. La procrastinación (el hábito de posponer)

Procrastinar consiste en posponer las tareas en las que deberías centrarte en este momento. Cuando procrastinas, te sientes culpable por no haber empezado, te aterroriza hacer la tarea y finalmente, se te viene todo encima cuando no consigues terminar el trabajo a tiempo.

Una estrategia útil para vencer la procrastinación es decirte a ti mismo que solamente vas a empezar la tarea durante 10 minutos. A menudo, los procrastinadores sienten que deben completar la tarea desde el inicio hasta el final y esto les agobia. En vez de eso, céntrate en dedicar una pequeña parte de tiempo para empezar.

También puedes usar los planes de acción. Éstos de ayudan a dividir los grandes proyectos en pequeños pasos. De esta manera dejarás de sentirte abrumado a la hora de empezar un nuevo proyecto.

Error nº 6: Para una buena gestion del tiempo, no abarques demasiado

¿Tienes problemas para decir que “no” a la gente? En tal caso, probablemente tienes demasiados proyectos y compromisos y esto puede generarte estrés y un bajo rendimiento.

¿Tienes problemas para delegar? ¿Insistes en realizar todo el trabajo personalmente porque no confías en que los demás vayan a hacerlo de la forma correcta o cómo tú lo harías?

Para subsanar este problema, aprende a decir “sí” a la persona, pero “no” a las tareas. Esta habilidad te ayuda a ser más asertivo, consiguiendo poner unos límites y a la vez manteniendo unas buenas relaciones interpersonales en el trabajo.

Error nº 7: Adicción a estar ocupado

Algunas personas sienten un subidón de adrenalina por el hecho de estar ocupados. Los plazos de entrega demasiado cortos, los correos interminables, las pilas de archivos para revisar encima del escritorio, la carrera frenética para llegar a la reunión…

El problema es que la adicción a estar ocupado raramente conlleva que seas efectivo y puede llevarte a acabar sufriendo problemas de estrés. En vez de correr, intenta ir más despacio y aprende a manejar mejor tu tiempo.

Error nº 8: Multitarea (hacer varias tareas al mismo tiempo)

María escribe correos mientras está hablando por teléfono con los clientes con el objetivo de aprovechar bien su tiempo. Sin embargo, la verdad es que realizar varias tareas a la vez suele conllevar que tardes entre un 20% y un 40% más de tiempo en terminar esas tareas. Además, la calidad de su trabajo también se ve afectada negativamente (sus correos contienen muchos errores y los clientes se sienten frustrados ante su falta de atención).

Por lo tanto, la solución para ser más eficaz es que realices solamente una tarea y que no empieces la siguiente hasta que no la hayas terminado. De este modo, realizaras un trabajo de mayor calidad.

Error nº 9: No realizar descansos

Está bien pensar que puedes trabajar durante 8 o 10 horas del tirón. Sin embargo, es imposible concentrarse y producir un trabajo de calidad sin dar un descanso a nuestra mente.

Recuerda que los descansos no son una pérdida de tiempo. Los descansos son un tiempo valioso y necesario para poder pensar de forma creativa y trabajar de forma efectiva.

Si te resulta complicado parar de trabajar, planea los descansos o ponerte una alarma que te recuerde que los necesitas. Ve a dar un paseo, tómate una infusión o simplemente relájate. Intenta tomarte cinco minutos de descanso por cada hora o dos de trabajo. Y asegúrate de hace pausas para comer, no vas a ser productivo si tienes hambre.

Error nº 10: Planear tareas de forma ineficaz

¿Funcionas mejor por la mañana o por la noche? Las personas tenemos diferentes ritmos, diferentes momentos del día en los que nos sentimos más productivos y con más energía.

Podrás aprovechar mucho mejor tu tiempo si planeas las tareas más importantes y complicadas en el momento de mayor energía. Las tareas más sencillas, déjalas para el momento menos productivo del día.

Una de las formas más efectivas de mejorar la productividad es reconocer y corregir los errores de la gestion del tiempo. 

Los cursos de formación para empresas serán de gran ayuda para ayudar a los empleados de cualquier empresa a desarrollar competencias como la gestion del tiempo efectiva. En BH Consulting ofrecemos este tipo de cursos para las compañías que promueven el desarrollo profesional de sus empleados. Trabajamos con ejemplos de situaciones reales para que los participantes puedan aplicar estos recursos de forma eficaz en su día a día.