Las gestion eficaz del tiempo: El arma secreta de las personas más exitosas

Gestionar bien el tiempo es garantía de productividad

Aunque parezca algo sencillo de hacer, a la hora de ponerlo en práctica no resulta tan fácil. La gestion eficaz del tiempo es el secreto mejor guardado de las personas exitosas. Es una habilidad que no todo el mundo adquiere con la experiencia. Y como en muchos otros casos, es una competencia que se puede potenciar, entrenar y mejorar.

A menudo la sobrecarga laboral, la exigencia de las responsabilidades y trabajar hasta muy tarde para poder cumplir con sus objetivos acaba siendo una carga muy pesada. Este ritmo suele llevar a una sensación diaria de desasosiego y a veces hasta resulta desmoralizador.  Y por si no fuera poco, desencadena el estrés.

El estrés es el estado de cansancio mental provocado por la exigencia de un rendimiento muy superior al normal. Y suele provocar consecuencias físicas y psicológicas. Pero que no salten las alarmas, siempre hay cosas que se pueden hacer para sentirse bien.  Muchos de nosotros sabemos que podríamos estar gestionando el tiempo de manera mas efectiva.  Pero nuestros coaches entienden que puede ser difícil identificar los errores que se cometen y saber cómo se podrían mejorar. Y mas si lo que nos falta, es tiempo.

Para ser proactivo en el trabajo y mejorar el bienestar es necesario saber a qué destinar el tiempo y cómo hacerlo.

 La capacidad de gestion eficaz del tiempo es lo que verdaderamente va a diferenciarte de los demás. Para conseguirlo, primero que todo hay que ver qué errores se cometen frecuentemente a la hora de gestionar el tiempo. Asimismo es importante identificar estrategias y disponer de claves que sirvan para superarlo.

Los 5 errores más frecuentes

Es necesario contar con listas de tareas pendientes. A menudo se tiene la sensación de haber olvidado un tarea importante, esto deja de suceder si se dispone de una lista de prioridades y se utiliza adecuadamente. El truco reside en priorizar, el secreto esta en pensar en grande pero actuar en base a pequeños objetivos. Establecer los pasos concretos para conseguirlo e ir uno a uno.

Crear y fijar metas personales sólidas. Cuando uno sabe hacia donde quiere ir, puede decidir qué priorizar y qué recursos necesita para poder llegar allí. Hay que establecer objetivos, los que permitirán armar un plan. Las metas dan un destino y una visión para trabajar. Las metas deben ser claramente definidas para mantenerse motivado y centrarse en ellas a largo plazo .

Acordarse de priorizar. A veces, resulta difícil priorizar, especialmente cuando hay que enfrentarse  a una avalancha de tareas aparentemente urgentes. Sin embargo, es esencial aprender distinguir las tareas entre urgentes e importantes de manera eficaz para administrar mejor el tiempo. Una herramienta útil es usar un esquema para priorizar y pasar a la acción.  Los grandes proyectos o metas a largo plazo deben estar separados del resto de objetivos a cumplir porque necesitan más análisis, hay otras partes implicadas, etc. Esto sirve para determinar si es de alta prioridad o no. La gestión del tiempo es mucho mejor durante el día si se sabe la diferencia.

Las distracciones. Mensajes de correo electrónico, chats de mensajería instantánea, colegas en una crisis personal o llamadas telefónicas de los clientes.  Las distracciones nos impiden alcanzar el flujo de trabajo deseado. Minimizar y gestionar las distracciones no sólo permite comprometerse en una tarea. Sino también controlar el día y ser más productivo en el trabajo. En los momentos en los que es necesaria la máxima concentración ese tipo de distracciones pueden quedar a un lado.

Retraso en un proceso o actividad.  Las demoras ocurren cuando se deja para mañana lo que se puede hacer hoy. A veces es imposible avanzar en un proyecto porque se depende de otro departamento o de que otra parte implicada entregue algo. Posponer una tarea no tiene por qué generar culpas, sobre todo cuando depende de terceras personas. Por eso hay que recurrir a la planificación, tener en cuenta los plazos y reservar un margen para solventar imprevistos o eventualidades. La autoexigencia no siempre es el mejor aliado y puede provocar angustia y ansiedad.

Gestion eficaz del tiempo. Claves para entrenar esta habilidad.

Dejar de comprometerte con todo y saber delegar. A veces resulta dificil decir que no. Eso conlleva a tener demasiados proyectos y compromisos sobre la mesa. También puede conducir a un mal desempeño, estrés y baja moral. Hay que aprender a delegar para no hacer un mal uso del tiempo. Para entrenar esta habilidad practica el arte sutil de decir «sí» a la persona, pero «no» a la tarea. Esta habilidad ayuda a afirmarse, manteniendo al mismo tiempo buenas vibraciones dentro del equipo de trabajo. Tener claro cuánta responsabilidad podemos asumir y comunicarse con asertividad son las claves.

Salir del modo «ocupado». Algunas personas necesitan estar ocupados de forma constante.  Los plazos estrechamente cumplidos, los interminables correos electrónicos, las pilas de archivos que necesitan atención en el escritorio, la carrera frenética a la reunión… ¡Qué zumbido de adrenalina! El problema es que una «adicción a la actividad» rara vez significa ser eficaz y también puede conducir al estrés. En su lugar, hay que reducir la velocidad, desconectar al menos 5 minutos del trabajo. El cerebro y el cuerpo se lo agradecerán.

Ser polivalente y no abusar de la habilidad de ser «multitarea». Hacer muchas cosas a la vez no implica hacer un buen uso del tiempo. La verdad es que puede tomar entre un 20 y 40 por ciento más de tiempo terminar una lista de objetivos o cosas por hacer cuando se abusa de la multitarea.  Es posible llevar varios proyectos al mismo tiempo y dedicar la máxima atención a ellos de a uno por vez. El resultado puede suponer menos errores y frustraciones. Lo mejor es centrarse y volcarse de lleno en una tarea a la vez sobretodo cuando requieren la máxima concentración. De esta manera se producirá un trabajo de mayor calidad.

Hacer pausas. Es imposible que alguien se enfoque y produzca un trabajo realmente de alta calidad sin dar a su cerebro algún tiempo para descansar y recargar. Es importante no considerar los descansos como «una pérdida de tiempo». El tiempo de inactividad también es valioso, permitirá pensar con creatividad, ser más productivo y trabajar eficazmente después. Si  resulta difícil dejar de trabajar un buen ejercicio es programar las pausas o establecer una alarma como recordatorio.

Programar y planificar las tareas. Es esencial observar cuál es el momento más productivo del día y aprovecharlo para programar tareas. El truco está en programar el trabajo de mayor exigencia durante el tiempo o días de más rendimiento. Y por el contrario, las tareas que requieren una baja dosis de energía o menos concentración planificarlas para los momentos de menos productividad.

¿Y una de las formas más eficaces para ser mas proactivo? La receta esencial para mejorar la productividad en el trabajo, evitar el estrés y conseguir más bienestar es reconocer y rectificar los errores que se cometen a la hora de gestionar el tiempo. Planificar bien, organizarlo todo y priorizar entre lo urgente y lo importante serán las claves que marcarán la diferencia.